giovedì 25 ottobre 2012

ANTEPRIMA: LE 10 REGOLE DEL MIO LAVORO

Carissimi sposi, colleghi e amici,
in questo periodo sto rimettendo mano al mio sito ufficiale per fare un po' di sano restyling (il sito e' del 2006 e il tempo vola) e per integrare il blog al suo interno.
E nel far questo mi sono messa a riscrivere i  testi per alcune delle pagine che andavano riviste. In primis ABOUT  e PHILOSOPHY. Io sono sempre io e la penso sempre allo stesso modo ma devo dire che nel corso di questi 6 anni la mia visione su questo lavoro e su questo settore si e' evoluta, arricchita, completata, e colorata di nuove angolazioni e mille sfumature.
Ho raccolto qui quelle che ritengo essere le 10 preziose regole del mio modus operandi.

Saranno accolte nella Home Page del nuovo sito e spiegate poi nella sezione ABOUT ma ve le mostro e commento in anteprima.


 Per quanto possa sembrare complesso e difficile il progetto, bisogna crederci fino in fondo. E se non siamo noi i primi a farlo, come speriamo di coinvolgere un'intera squadra nel nostro progetto? Sembra forse una banalita' ma non lo e' affatto. Vi assicuro che spesso i miei fornitori hanno strabuzzato gli occhi nel momento in cui ho condiviso con loro le mie idee. Ma e' poi doppia la soddisfazione quando ti accorgi di averli convinti, quando si lasciano coinvolgere e danno il massimo per ottenere quel risultato. Per questo e' fondamentale mostrarci fermi e sicuri. Senza timori.
Essere creativi significa talvolta uscire da percorsi gia' segnati e gia' compiuti e cio' comporta una piccola percentuale di rischio di maggiore. Se non siamo in grado di assumerci questa responsabilita' non riusciremo mai ad ottenere qualcosa di "nuovo". E' un appello anche ai miei sposi: credeteci con me e non guardatevi indietro. Occhi sul risultato e passo deciso.


Parliamo sempre di creativita', un aspetto del mio lavoro a cui sono dedicate le prime due regole.
Qualcuno obbiettera' che la creativita' e' un dono. E' vero in parte. In parte bisogna educarci a saper riconoscere gli stimoli ed utilizzarli poi nella giusta situazione e contesto.
Pinterest e la rete in generale ci offrono un pozzo enorme a cui attingere, ma se siamo attenti e consapevoli, tutto puo' essere per noi fonte di ispirazione: anche una vetrina, uno spot tv, un articolo sul giornale, una conversazione, un prodotto, il libro di un bambino, una tecnica di stampa, una nuova tecnologia....l'elenco sarebbe infinito...Io vado in giro, mangio, dormo, lavoro insomma resto  h24 con le mie antenne ben dritte, e annoto, fotografo, registro, "pinno", salvo in preferiti, memorizzo...


Non e' poi cosi' ovvio a quanto pare. Spesso si inizia a cercare la location prima ancora di sapere cosa vogliamo farci dentro. A volte si iniziano a vedere dei fornitori prima di capire in che tipo di servizio verranno coinvolti. Niente di piu' sbagliato. In primis occorre raccogliere un BRIEF nel modo piu' accurato possibile e conseguentemente elaborare concept e mood/trattamento dell'evento. Occorre avere una vision complessiva del risultato che si vuole ottenere per capire esattamente quello che dobbiamo cercare.


L'importanza della squadra. Da soli riusciamo a fare ben poco. Nell'organizzazione di un evento sono tanti i fornitori coinvolti e il mio lavoro e' metterli nelle condizioni di poter esprimersi al meglio.
In un altro post ho parlato di come un wp debba definire il territorio in cui ogni fornitore potra' operare e segnare per tutti la direzione da seguire. Non e' una performance individuale. Il direttore d'orchestra assegna uno spartito e suggerisce i modi e i tempi degli ingressi per ottenere un amalgama perfetta di tutti gli elementi.


E continuiamo a parlare dei fornitori. L'autorita' e' imposta mentre l'autorevolezza ci viene riconosciuta per comprovate professionalita', capacita' e competenze.
Noi wp non siamo responsabili del catering, ne' fioristi, non siamo noleggiatori, ne' stampatori, ne' musicisti. Ma dobbiamo avere una conoscenza sufficiente di ognuno di questi settori per poter valutare la professionalita' dei fornitori e nel contempo essere riconosciuti da questi stessi fornitori come dei team leader credibili. 
D'altra parte dobbiamo essere consapevoli che non avremo mai la loro esperienza e la loro competenza nel loro specifico settore. E quindi porsi con estrema umilta' di fronte ai loro suggerimenti e alle loro raccomandazioni.
Credemi, e' molto piu' facile ottenere il risultato quando la squadra lavora in un clima sereno e disteso, senza prevaricazioni e senza invasioni di campo.


Se non sbaglio e' una frase di Benjamin Franklin. La faccio mia. In primo luogo per il discorso delle famose provvigioni (un NO-NO) di cui ho lungamente parlato qui. Nella speranza che il cliente impari a riconoscere il valore di questo approccio.
In secondo luogo la interpreto anche come onesta' nel nostro modo di porci. Non vendiamoci per quello che non siamo e offriamo quello che possiamo realizzare. Sono la prima a dire che dobbiamo aver fiducia nelle nostre capacita' e porci degli obiettivi che implichino di metterci totalmente in gioco (non ci piace vincere facile ;-), ma occorre fare una valutazione razionale e lucida di quello che con le nostre conoscenze e capacita' siamo in grado di ottenere.


Arriva al numero 7 ma per importanza poteva essere anche la numero uno.
L'importanza di chiarire anzitutto il budget. E' per me un grande aiuto quando i miei clienti mi danno da subito un' indicazione del loro budget di spesa. In questo caso la prima cosa che faccio e' realizzare per loro una Simulazione di Allocazione del Budget fra le varie voci di spesa. Ovvero come io suggerirei loro di investire quel budget. In caso contrario saro' io a proporre due/tre diverse Simulazioni in diverse fasce di prezzo (si puo' fare solo avendo preliminarmente raccolto una serie di informazioni > vedi Brief).
Con queste Simulazioni alla mano possono anzi devono essere poi fatte insieme una serie di considerazioni: quali sono le priorita' della coppia, dove si puo' ragionevolmente "tagliare" senza compromettere il risultato, su quale voce invece il budget non va assolutamente toccato, se e' necessario valutare strade diverse o diverse soluzioni.
Non e' time efficient per noi ne' per il cliente ne' per i fornitori, lavorare ore ed ore a progetti e proposte che sono totalmente fuori budget. Meglio impiegare quelle stesse ore ad elaborare una soluzione che funzioni con il budget che ci siamo dati.
Io credo che talvolta ci sia un timore da parte del cliente, una certa reticenza a svelare le sue carte, quasi che l'esplicitare chiaramente la propria disponibilita' o volonta' di spesa possa dar adito alla controparte di "gonfiare" dei prezzi che altrimenti sarebbero stati inferiori. Bene, vi assicuro che io non lavoro cosi'. La vostra indicazione mi guidera' solo nella selezione di un fornitore piuttosto che un altro, o un tipo o un livello di servizio piuttosto che un altro, una maggiore o una minore articolazione del progetto. Siate onesti con me cosi' come io lo saro' con voi. Se vi tenete l'asso in mano rischiate di perdere il punto ;-)


Capacita' di problem solving. Ci sono una serie di piccoli contrattempi difficilmente prevedibili che vanno risolti velocemente e in corsa.
E ci sono invece i problemi che possono anzi devono essere riconosciuti ed individuati da subito. A questi possiamo a) trovare una soluzione per risolvere o aggirare il problema b) non trovare una soluzione per cui decidiamo di cambiare direzione.
Un esempio: una data location non e' fornita di un parcheggio adeguato alle nostre necessita'. Riconosciuto il problema con anticipo (e non durante l'evento) posso individuare diverse soluzioni: a) parcheggiatori per sfuttare "a tappo" lo spazio a disposizione b) servizio navetta con un'area parcheggio preventivamente identificata, da comunicare agli ospiti c) organizzazione di transfers d) invitare gli ospiti ad utilizzare le aree parcheggio piu' vicine magari mappandole su una cartina fornita precedentemente d) se ero indecisa fra quella e un'altra location, l'identificazione del problema potrebbe essere quel sassolino in piu' sulla bilancia. Ogni possibilita' andra' valutata sulla base del contesto specifico in cui ci troviamo.


E' un invito che rivolgo a me ma anche ai miei sposi. Esiste un tempo per ogni cosa, a volte anticipare il tempo di una scelta/ valutazione significa doverla riconsiderare/rivalutare in seguito.
Inutile iniziare la ricerca del fiorista quando ancora non abbiamo il progetto. Non sapremmo se dobbiamo cercare qualcuno bravo a lavorare materiali alternativi e innovativi o qualcuno bravo in uno stile piu' formale, non sappiamo ancora se avremo bisogno di centrotavola e come (magari opteremo per un'altra tipologia di servizio senza placee, o magari avremo un unico tavolo rettagolare...), e magari non sappiamo neppure ancora se sara' una cerimonia in chiesa o in comune (capita anche questo).
Emblematico il racconto di una sposa (letto su un blog) che non appena annunciato il suo fidanzamento e' corsa a far visita a ben 22 diversi fioristi, lamentandosi poi che non tutti fossero disposti a realizzare per lei dei campioni di centrotavola gratis per consentirle una valutazione.
Questo e' un NO-NO. E' inutile perdere tempo prezioso che potrebbe essere impiegato in mille modi piu' proficui nella spasmodica ricerca di un fiorista al quale chiedere un esercizio di stile fine a stesso.


Last but not least...La mia Promessa non e' semplicemente quella di non fare arrivare gli sposi stressati al Loro Giorno. La mia Promessa e' quella di farli Divertire lungo tutto il percorso.
Entusiasmo e affiatamento della squadra portano a trascorrere delle piacevolissime giornate insieme.
E sapete cosa mi ha fatto piu' piacere della passata stagione? Le coppie che mi hanno confidato che gli manca quel confronto pressoche' quotidiano (!), quel "fare cose insieme", la frase di una sposa che vorrei stamparmi sulla maglietta e' "E' una figata pazzesca lavorare con te!".
Spero di risentirla presto!!!


Come vi dicevo all'inizio la mia intenzione e' quella di inserire queste RULES sul mio sito. Avete qualche commento o suggerimento da darmi? Grazie in anticipo e buona giornata a tutti!!
M

2 commenti:

  1. E' proprio il caso di dire che sposo queste regole, una per una! :)
    Vale

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  2. Wedding is not a day its an emotion for those who play any role in this event and our wedding planners know how to make these emotions memorable.
    Wedding Styling GoldCoast
    Foreva Events

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